Varausehdot

1. Tapahtuma 

GeoForum Summit 2021
Tapahtuman ajankohta: 8. – 9.11.2021
Tapahtuman järjestäjä
GeoForum Finland ry 

2. Näyttelytilan varaaminen 

Näyttelytilan sitova varaus tehdään järjestäjän sähköisellä varauslomakkeella verkkosivuilla www.geoforumsummit.fi.

Varauksia on mahdollista tehdä maanantaina 7.6.2021 klo 10.00 alkaen. Varauslomakkeella on esitettävä sekä ensisijainen että vaihtoehtoinen alue. 

Jos samaan tilaan tulee viimeistään 18.6.2021 useampia varauksia, paikat täytetään varausjärjestyksessä. Varaus menee kuitenkin ensisijaisesti ensimmäiselle koko tilan varaajalle. Mikäli näytteilleasettaja on varauslomakkeessa pyytänyt pienempää tai suurempaa näyttelytilaa kuin mikä on pohjakartassa olevan osaston koko, on tällaisen näytteilleasettajan varaus toissijainen suhteessa koko tilan varaajaan, vaikka koko tilan varaaja on varannut koko tilan myöhemmin. 

Valmiiksi rakennetut paikat täytetään varausjärjestyksessä. 

Järjestäjällä on oikeus muuttaa näyttelytilan kokoa, muotoa tai sijaintia. 

Mikäli varattuun näyttelytilaan tulee näytteilleasettajan lisäksi muita organisaatioita, näytteilleasettajan tulee ilmoittaa siitä järjestäjälle organisaatioiden sisällyttämiseksi GeoForum Summitin näytteilleasettajaluetteloon viimeistään 22.8.2021. Näytteilleasettaja vastaa ilmoittamiensa muiden organisaatioiden toimista kuin omastaan. 

Näytteilleasettaja ei saa ilman järjestäjän kirjallista lupaa luovuttaa/vuokrata edelleen näyttelytilaansa.  

3. Kumppanipaketit 

GeoForumin jäsenet saavat 10 % jäsenalennuksen kaikista kumppanipaketeista.

Jaettu riski tapahtuman peruuntumisesta koronasta johtuen: 

Koronatilanteesta johtuen lopullinen päätös fyysisen tapahtuman suhteen tehdään 15.8.2021 mennessä. Mikäli fyysinen tapahtuma päädytään peruuttamaan ennen mainittua määräaikaa, on kumppanivastuu (500€ L, 1000€ XL, 1500€ XXL) kumppanipaketin hinnasta, jolla katetaan Messukeskuksen tilavarauksen omavastuuosa.

Mikäli viranomaiset rajoittavat tapahtuman järjestämisen, ei tilavarauksella ole omavastuuta, eikä näin myöskään kumppanivastuuta. Kumppanivastuu peritään sitovan ilmoittautumisen yhteydessä 21.5.2021. 

Järjestäjä vahvistaa 18.6.2021 mennessä tehdyt kumppanipaketit ja näyttelyvaraukset viimeistään 30.6.2021. Järjestäjän kirjallisesti vahvistama varaus on molempia osapuolia sitova. 

4. Hinnat ja maksuehdot 

Näyttelytilan hinnat on ilmoitettu tilauslomakkeessa. Järjestäjä laskuttaa näyttelytilan vuokran syyskuun alussa. Näyttelytilan vuokra laskutetaan yhdessä erässä näyttelytilan varanneita. Kumppaneilta laskutetaan varauksen yhteydessä tilanvarauksen omavastuu, joka on 15 % kumppanipaketin hinnasta. Loppusumma laskutetaan syyskuussa.  

Näyttelytilaan liittyvät tilaukset, kuten sähkö ja mahdolliset kalustevuokrat, tehdään erikseen Messukeskuksen kanssa. Nämä tilaukset eivät kuulu näyttelytilan vuokraan. Messukeskus laskuttaa näistä suoraan näytteilleasettajaa. 

Mikäli näytteilleasettaja on varannut valmisosaston, hinta sisältää tilavuokran ja osaston. Pelkän lattiatilan vuokraan ei kuulu seinä- tai muita rakenteita eikä sähköä. Näyttelytilaan liittyvät tilaukset, kuten sähkö, tehdään Messukeskuksen kautta. 

Valmiiksi rakennetut osastot sisältävät:  

  • 4 m2 -osaston hintaan sisältyy: seinäelementit, varsivalaisin, logo sivupaneeliin painettuna, sähkö ja pystypöytä. Tilassa on valmiina matto. Hinta 1400€. 
  • 6 m2 -osaston hintaan sisältyy: seinäelementit, varsivalaisin, logo sivupaneeliin painettuna, sähkö ja pystypöytä. Tilassa on valmiina matto. Hinta 1800€.

Näyttelytilassa on käytettävissä Messukeskuksen langaton verkko. Pienin myytävä näyttelytila on 4 m2. 

Varaajan tulee ilmoittaa laskutusosoite varauksen yhteydessä. 

Maksuehto 30 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 

5. Peruutus ja sopimuksen purkaminen 

Näytteilleasettaja voi peruuttaa tilavarauksensa veloituksetta 30.6.2021 mennessä. Peruutus tehdään osoitteeseen elina.ranta@geoforum.fi. 

Mikäli tilavaraus peruutetaan 1.7. – 31.8.2021, näytteilleasettaja on velvollinen maksamaan 50 % vuokrasta. 

Mikäli tilavaraus peruutetaan 1.9.2021 tai myöhemmin, näytteilleasettaja on velvollinen suorittamaan kokonaan varaamansa näyttelytilan vuokran. Tilavarauksen peruuntuessa näytteilleasettajasta johtuvasta syystä näyttelytilan käyttöoikeus palautuu järjestäjälle. 

Tilan käyttöoikeus palautuu järjestäjälle, jos paikkavuokraa ei ole suoritettu eräpäivään mennessä.  Sopimuksen näin tai muulla tavoin purkautuessa näytteilleasettajan syystä, näytteilleasettaja suorittaa jo erääntyneet maksut, jotka samoin kuin aikaisemmin suoritetut maksut jäävät järjestäjälle. 

6. Näytteille asettaminen ja osastojen purkaminen 

Näytteilleasettajat vastaavat itse näyttelyosastojensa rakentamisesta, somistamisesta, purkamisesta, siivouksesta ja kuljetuksista ja niistä aiheutuvista kustannuksista. Rakentamisessa tulee ottaa huomioon, että toiminta pysyy oman näyttelyosaston sisäpuolella. 

Valmiiden näyttelyosastojen rakentamisesta ja purkamisesta vastaa Messukeskus. 

Järjestäjällä on oikeus tarkastaa ja tarvittaessa hylätä osaston rakentamista ja somistamista koskevat suunnitelmat. 

Näytteilleasettajan tulee sopia erikoisrakenteista esim. yli 250 cm korkeat rakenteet ja somisteet sekä painavien (yli 1000 kg) näyttelyesineiden sijoittamisesta järjestäjän ja Messukeskuksen kanssa. Erikoisrakenteiden käyttäminen saattaa aiheuttaa näytteilleasettajalle lisäkustannuksia. 

Järjestäjällä on oikeus poistaa sellaiset näyttelyesineet, jotka ovat vaaraksi tai häiriöksi toisille näytteilleasettajille tai yleisölle. 

Messukeskus lähettää näytteilleasettajalle lisätietoa näyttelyrakenteiden ym. tilauksista elokuun loppuun mennessä. 

Näyttelyosastojen purkamisen aloittamisessa on huomioitava se, että näyttelyn yleisilmeeseen ja hyvään henkeen kuuluu, että näyttelyalue on kaikille näyttelyvieraille nähtävissä ja koettavissa siihen asti, kun GeoForum Summit on avoinna ja kävijöillä on mahdollisuus tutustua osastoihin. 

Näytteilleasettajan tulee tyhjentää näyttelytila omista tavaroistaan ja kalusteistaan vuokra-ajan päättymiseen 9.11.2021 klo 18:00 mennessä. 

7. Näytteilleasettajan vastuu ja vakuuttaminen 

Järjestäjä kustantaa näyttelyalueen palosuojelun, sisätilojen lukitsemisen ja hoitaa näyttelyn yleisen vartioinnin. 

Näytteilleasettaja on koko tapahtuman ajan (sisältäen tapahtuman rakentamiseen ja purkamiseen varatun ajan) vastuussa oman näyttelyosastonsa rakenteista, tilaan tuoduista tavaroista, kalusteista ja laitteista sekä niiden mahdollisesti kiinteistölle ja kolmannelle osapuolelle aiheuttamista vahingoista. Edellä mainitusta syystä näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeellisiksi katsomistaan vastuu-, vahinko- ym. vakuutuksista. 

Mikäli näytteilleasettaja aiheuttaa vuokraamansa näyttelytilaan tai näissä tiloissa oleville välineille tai asennuksille vahinkoa tai sellaisia muutoksia, joiden ennalleen saattaminen aiheuttaa kustannuksia järjestäjälle, tulee näytteilleasettajan korvata tämä vahinko ja kustannukset riippumatta siitä onko vahingon tai kustannusten syynä ollut vuokralaisen tahallinen tai huolimaton toiminta. 

Näytteilleasettaja on vastuussa vuokraamansa tilan tyhjentämisestä tai muuten palauttamisesta siihen kuntoon, jossa ne olivat ennen vuokra-ajan alkamista. Muussa tapauksessa vuokralaisen tulee korvata järjestäjälle vuokrattujen tilojen tyhjentämisestä tai muuten palauttamisesta aiheutuvat kustannukset. 

Näyttelyesineet ja henkilökohtaiset tavarat ovat näytteilleasettajien omalla vastuulla. Jos näyttelytilassanne on helposti mukaan lähtevää irtotavaraa, älkää jättäkö sitä ilman valvontaa osastolle. Näyttelyn sulkeuduttua ottakaa arvotavarat mukaanne tai sulkekaa ne lukittuihin kaappeihin. 

8. Yleistä 

Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden näyttelyn peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan, jos näyttelyä ei voida järjestää edellä mainittuna aikana. 

GeoForum Finland ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä verkkosivuillaan olevaa tietosuojaselostetta: tietosuojaseloste. 

GeoForum Finland ry toimittaa luettelon näytteilleasettajista täydellisin yhteystiedoin, sisältäen myös sähköpostiosoitteet ja y-tunnukset, Messukeskukselle. 

9. Näyttelytilan varauslomake 

Näyttelytilan voit varata täältä.

data